Собственный капитал

Время. Деньги. Планета

Share

Эффективно используем рабочее времяНаверняка вы замечали, что есть категория работников, которые хронически не успевают выполнять точно в срок выданные им задания. Что делать в таких случаях? Конечно, проще всего навесить на таких людей ярлык профнепригодности и приложить все усилия, чтобы они уволились из организации. Если же вы не можете себе позволить менять персонал как перчатки и дорожите теми сотрудниками, которых имеете, то есть смысл подумать, как же научить их более эффективно  использовать свое рабочее время.

На самом деле, можно добиться неплохих результатов, даже если следовать всего лишь нескольким простым советам, которые подсказывает нам тайм-менеджмент.

 

Совет 1. Учите своих сотрудников правильно расставлять
приоритеты

 

Очень распространенная ситуация. Задания сыплются как из рога изобилия. Не успеет сотрудник доделать одно срочное, как уже поступает новое экстренное поручение. Неплохим подспорьем в данном случае является, так называемый, метод АБВГД. Нужно лишь потратить немного времени, чтобы составить письменно список поставленных задач и каждой из них присвоить приоритет выполнения. Например, задание, которое отмечено буквой А, — это самое важное поручение, невыполнение которого чревато наиболее серьезными последствиями, и т.д. Самое главное – не браться за выполнение менее значимых задач, пока не завершена работа над первоочередными.

 

Совет 2. Ставьте конкретные цели

 

Ведущему экономисту подготовить до 16.00 текущего рабочего дня технико-экономическое обоснование приобретения нового медицинского оборудования для оказания платных услуг, включающее расчет необходимых первоначальных вложений, текущих затрат, ожидаемых доходов и ориентировочного срока окупаемости. Это пример правильно поставленной цели.

 

Подготовить технико-экономическое обоснование – это, по сути, не цель, потому что отсутствуют параметры, необходимые для ее достижения, а именно: реальность, измеримость, конкретность и срок исполнения.

 

В первом случае цель реальна, потому что поручается сотруднику, владеющему необходимыми знаниями и навыками для проведения
требуемых экономических расчетов. Она также измерима, поскольку есть перечень разделов и показателей, которые необходимо отразить в технико-экономическом обосновании. Она конкретна, так как указано, о каком объекте инвестиций идет речь, и в каких целях он будет использоваться. И, наконец, что очень важно, установлен четкий срок выполнения задания.

 

Совет 3. Подсказывайте сотрудникам, как грамотно пользоваться инструментами планирования

 

Прежде чем приступить к работе, стоит вспомнить об известном правиле 10/90, суть которого в том, что 10% времени, которое затрачено на планирование перед выполнением задачи, экономит 90% времени в процессе ее решения. Нет сомнений, что можно составить план, практически, на любой предстоящий промежуток времени. Однако на практике наиболее важным является
такой небольшой горизонт планирования, как один рабочий день.

 

Планируя рабочий день, желательно отводить на выполнение заранее известных заданий 60% времени, а 40% резервировать на непредвиденно возникающие срочные дела. Записывая задачи по рассмотренному выше принципу АБВГД, не нужно забывать устанавливать для каждой из них ориентировочный норматив исполнения (полчаса, час, три часа и т.д.).

 

Совет 4. Формируйте привычку эффективно использовать рабочее время

 

Стремитесь, чтобы все предыдущие советы применялись персоналом ежедневно. Тогда у сотрудников постепенно выработается привычка наиболее продуктивно использовать рабочее время, эффективно организуя каждый рабочий день.

Share
ayach on Сентябрь - 5 - 2011
категория: Время

Оставить ответ