Собственный капитал

Время. Деньги. Планета

Share

Как часто от своих друзей и коллег мы слышим фразы, в которых сквозит сожаление, что в сутках всего лишь двадцать четыре часа. Да и сами порой испытываем нешуточный стресс, когда понимаем, что начинаем захлебываться в нарастающих потоках информации и хронически не успеваем решать даже наиболее срочные задачи. На самом деле, большая часть цейтнотов, периодически возникающих в процессе работы, напрямую связана с отсутствием навыков рационального планирования рабочего времени. Не случайно, тайм-менеджмент, занимающийся проблемами оптимизации управления временем, находится в центре внимания большого числа людей в течение последних десятилетий.

Тайм-менеджмент находит свое применение в самых разных областях деятельности человека (хозяйственной, административной, научной и др.). Однако каков бы ни был предмет деятельности, тайм-менеджмент неизменно нацелен на повышение качества выполнения работы, приносящей большее удовлетворение человеку и меньшие издержки организации, в которой он трудится. Это касается, как руководителей предприятия, так и их сотрудников. Причем в выигрыше оказываются и сам руководитель или работник, и организация в целом. Ведь следствием грамотного использования рабочего времени являются меньшая загруженность, снижение количества ошибок, а в итоге – повышение квалификации и мотивации к трудовой деятельности.

Как же добиться таких результатов? Ответ, на первый взгляд, прост. Нужно полностью использовать свой личный потенциал, осознанно регулируя этот процесс с учетом течения времени. Но простота ответа кажущаяся. Поэтому далее мы попытаемся разобраться, что у нас есть и чего не хватает для обеспечения эффективного использования рабочего времени.

По сути, любая деятельность, устремленная на достижение желаемого результата, является целенаправленной. Иначе говоря, на то, как мы используем рабочее время, влияют наличие и характер поставленной цели. Другой важный компонент – это способы достижения цели, которые можно интерпретировать как технологии использования рабочего времени. Следует признать, что ни цель сама по себе, ни разработанные и внедренные в практику технологии ее достижения, не обеспечат получение необходимых результатов деятельности, если осуществляющий ее человек не приложит должных усилий.

Таким образом, наличие четко сформулированной цели, рациональных технологий ее достижения и заинтересованности человека в

выполнении работы – это в идеале достаточные условия и факторы для оптимального использования рабочего времени, влекущего за собой все перечисленные выше выгоды для руководителя (работника) и организации. Но это теория, а на практике то и дело возникают помехи, которые препятствуют эффективному осуществлению деятельности. Поэтому первое, что необходимо сделать, – выявить причины потерь рабочего времени.

Ниже приведен список наиболее частых проблем, препятствующих рациональной организации рабочего дня:

  • неконкретная постановка цели;
  • неумение расставить приоритеты;
  • тенденция выполнять несколько дел одновременно;
  • отсутствие четкого видения очередных задач и способов их решения;
  • недостаточно четкое планирование рабочего времени;
  • беспорядок в документах;
  • плохо организованный документооборот;
  • отсутствие навыка систематизировать нужную информацию (например, номера телефонов);
  • плохо продуманное разделение обязанностей и взаимодействие между подразделениями и отдельными работниками организации;
  • слабая обратная связь при выполнении поручений;
  • плохое качество поступающей информации, ее неполнота и несвоевременность;
  • большое число не относящихся к работе телефонных звонков и посетителей;
  • отсутствие привычки доводить каждое дело до конца;
  • тенденция откладывать выполнение дел «на потом»;
  • недостаточная мотивация к труду;
  • слабая самодисциплина;
  • неумение говорить «нет»;
  • склонность к суетливости и спешке;
  • чрезмерная общительность, в том числе при разговорах на частные темы;
  • длительные совещания;
  • слабая подготовка к деловым беседам;
  • слишком большое количество деловых записей;
  • стремление быть в курсе всех обстоятельств;
  • длительное ожидание запланированных встреч, совещаний;
  • боязнь делегировать выполнение заданий и слабый контроль над их исполнением.

Если вы внимательно просмотрите перечень указанных проблем, то наверняка сможете выделить, как минимум, пять из них, которые отнимают значительную часть вашего рабочего времени. Понимание того, что именно в наибольшей степени препятствует рациональной организации рабочего дня, станет первым шагом к повышению результативности вашей работы.

Share

Один ответ to “Что мешает нам эффективно управлять своим рабочим временем?”

  1. Согласен.Зная причины проблемы всегда можно эту проблему решить.спасибо за статью

Оставить ответ